Proses pengendalian arsip yang masih digunakan secara aktif di suatu organisasi secara efisien, efektif, dan sistematis, yang meliputi empat tahapan utama: penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan.
Konsep: Data ini diperoleh dari daftar arsip aktif, daftar arsip inaktif, dan daftar arsip vital yang telah dibuatkan daftar arsip oleh Bidang Pengelolaan dan Layanan Kearsipan dengan pengolahan data agregasi untuk mendapatkan jumlah keseluruhan pada periode tahun tertentu dengan Kepala Dinas sebagai penanggungjawab data